严格的朝九晚五的工作日和呆在办公桌前工作文化的日子已经一去不复返了。美国劳工统计局最近的一项研究表明，9%的全职雇员在家完成部分或全部工作。的其他研究表明，5% 的劳动力从事的工作至少与部分远程办公兼容，大约 23-50% 的员工以某种频率进行远程办公。

随着远程工作的增加，经理、高管和 IT 管理员与来自全州、全国或不同国家/地区的关键团队成员进行定期远程会议的需求变得越来越普遍。

但是，作为经理，您可以做些什么来创建一个远程会议环境，让每个人都受到启发，以个人身份发展，承担更多的责任，并作为一个团队一起工作？

查看远程会议的注意事项。了解如何保持异地员工的敬业度和工作效率，并发现一些经过验证的技术，以更好地确保所有相关方了解组织的独特工作流程。

为沟通和信任奠定基础

使整个团队或部门的远程办公取决于通过有凝聚力的通信网络保持每个人的联系。它涉及的不仅仅是技术。

建立开放沟通和相互信任的氛围需要真正的承诺。

毕竟，亲自提供和接收反馈已经足够困难了，更不用说通过远程会议了。确保团队成员知道对他们的期望并向他们表达对他们所取得的成就的赞赏，这很难通过远程会议获得。

1. 明确团队期望

在通过远程会议与员工建立融洽关系和建立信任时，让您的团队知道对他们的实际期望非常重要。对于某些人来说，远程工作仍然是一个相对较新的概念。团队中的每个人都应该了解公司的政策，以便有效地完成工作。

例如，您可以要求每个团队成员：

找一个专门的空间参加会议，以尽量减少分心。

将您的工作时间添加到日历中，以便同事可以安排适合每个人日程安排的会议时间。

设置通知以确保您准时到达会议。

将您的日历与公司的消息传递平台同步，或在会议中更改您的状态。

不说话时将麦克风静音以避免背景噪音。

开启视频。

通过最小化浏览器窗口并关闭通知来专注于会议。

使用“举手”功能或聊天在大型会议中插话或提问。

随时加入并参加小型会议。

您甚至可以让您的团队成员参与此讨论 - 创建团队章程并允许团队成员贡献他们希望彼此遵循的规则或规范。这一过程将为商定的规则建立更大的支持。

2. 以符合团队动态的方式安排远程会议

在管理远程员工时，您是否强调每周定期开会并强制出勤？或者您是否采取不太正式的方法——允许远程工作的员工简单地签到并自行提供更新？您对在家或办公室外工作的人的期望是否与您对直接与您一起工作的员工的期望不同？

根据您的工作风格或团队动态，这些方法中的任何一种都可以。基本前提是为您的团队建立一些期望或结构感。

一些经理认为有必要安排额外的签到，以确保他们的远程团队成员保持工作效率并拥有所需的资源。虽然一些团队成员可能需要额外的支持，但其他人可能会感到负担过重，并且被这种策略所困扰。因此，请抵制这种冲动——首先与您的团队讨论适合他们的节奏。

另一方面，已安排会议的开始和结束时间的定义有助于为在家庭办公室工作的人员提供所需的结构和优先感。提前安排正式会议也表示尊重同事的时间，而不是在最后一刻要求他们的注意力。

设定适合您团队的期望。例如，如果团队成员有一个重要的主题要讨论或同步，请他们安排正式会议，但请注意，如果您只有一个快速的问题，则只需给团队成员一个快速电话是合适的。如果您共享一个工作区，可以将其视为走到他们的办公桌前。

考虑过多会议的缺点以及减少会议以提高工作效率的方法。

3. 事先发送议程

虽然为您主持的每个会议创建一个议程是明智的，但当您有多个或所有团队成员在家工作时，这种做法尤其重要。

团队会议议程为日历邀请提供了上下文，该邀请通常突然出现，因此与会者知道他们需要做什么来准备以及每个人都希望从会议中获得什么。它还鼓励更好的团队参与。同事可以添加他们想要讨论的项目，并查看他们个人通过参加会议获得的价值。

作为创建议程的一部分，您还应该提前决定谁将促进讨论（可能是召集会议的人）以及谁将做笔记。

鼓励员工协作和参与

当您主持远程会议时，您是否曾经觉得团队成员没有注意，或者他们被传入的消息或家里发生的任何事情分散了注意力？解决这个问题的最好方法是要求员工参与。努力让您的员工保持每次远程会议的协作和参与度。

借助 Lucidchart 或 Google Docs 等基于云的平台，远程和现场员工都可以实时协作处理项目——自动查看彼此的更改并回复富有洞察力的评论。所有这些都不必位于同一位置或时区。

远程会议目前可能是您日常工作体验的例外。但是，随着越来越多的企业和企业采用灵活的劳动力模式，您激发员工协作和参与的技能将变得至关重要。

4. 利用视频会议

据《哈佛商业评论》报道，87% 的远程工作者通过使用视频会议感到联系更加紧密。这种形式的虚拟团队会议的参与者可以从看到彼此的面部表情和举止中受益，了解视觉线索和微妙之处，否则在仅限于免提电话对话或阅读广泛的电子邮件链时会错过。

在以视频会议形式进行远程会议时，请利用该格式的真正可能性。共享演示文稿并从您的团队获得实时反馈。使用它来直播远程员工无法参加的任何活动，例如季度全员会议或培训研讨会。对于无法实时参与的团队成员，请录制视频会议，以便稍后共享以供查看。

5. 留出时间与饮水机对话

与与团队在同一个办公室工作相比，远程工作的一个缺点是团队成员建立联系和相互了解的休闲机会较少。

在定期的团队会议上，例如每日站立或冲刺计划，利用最初的几分钟来赶上任何令人兴奋的新闻或周末计划。除了拉近团队的距离并提高员工满意度外，这种虚拟饮水机聊天还可以让团队成员准备好在会议期间更多地参与。

您的议程通常占用整个会议时间吗？考虑安排偶尔的同步，只是为了赶上团队或计划虚拟团队建设活动。

6. 使用数字白板让团队成员有机会参与而无需审查

在视频会议期间说出你的想法可能会很不舒服——因为你一次只能清楚地听到一个人的声音，感觉就像每个人都在直视你，而且你冒着与另一个同事交谈的风险。

为了鼓励更多的参与并让多人参与进来，请使用数字白板。提出一个问题，要求团队成员集思广益，并加入他们的想法的便签，然后按主题或优先级组织这些便笺。

7. 煽动对思想的健康辩论

管理冲突紧张关系的能力——而不是总是寻求凝聚力——是团队绩效的最可预测因素。感觉足够舒服，可以定期辩论和争论想法，实际上可以富有成效。一项对55支球队的团队动态进行的一项为期六年的研究表明，与那些总是同意冲突的团队相比，那些允许冲突的团队的表现要好22%。

远程进行成功的团队会议将始终是一个学习过程。幸运的是，远程管理团队的经验将使您能够与员工建立比传统办公环境更多的信任和友情。

8. 做一个更好的倾听者

我们都参加过那些由少数人主导对话的会议。无论会议是否远程，都要尝试成为最后一个发言的人，从而成为更好的倾听者。它不仅鼓励更多的团队参与;它可以让你学到新的东西。

正如领导力专家西蒙·斯内克（Simon Sinek）所解释的那样，“在每个人都说出来之前，坚持自己的观点的技能有两件事：第一，它让其他人觉得他们被听到了。它使其他人能够感受到他们做出了贡献。第二，在你发表意见之前，你可以听取其他人的想法。

如果您管理团队或领导虚拟会议，您还应该注意不太可能发言的团队成员。你可能想直接问他们的意见，问他们一个简单的“你对此有何感想？”或“根据你过去的经验，你会改变什么吗？”

在正确的鼓励下，您的远程员工将开始更自在地表达他们的意见、分享他们的见解，并成为团队事务的积极参与者。

9. 明确行动事项

确保您已创建行动项并将其记录在议程上（以及分配的团队成员）以供将来参考。这似乎是多余的，但在会议结束之前审查这些行动项目是一个很好的做法，以确保每个团队成员了解他们的角色并对可交付成果负责。

如果您的工作时间不够，主持人还可以发送包含行动项的后续电子邮件，项目经理可以选择通过项目仪表板可视化团队的进度。

提供远程电话会议以外的支持

工作通常不会随着会议而结束——经理可以采取几个步骤为远程团队成员提供他们需要的资源，并防止他们在完成行动项目时感到孤立。

10. 完善和记录您的内部流程

通过电子邮件、短信、即时消息、电话和虚拟团队会议与远程员工保持联系是一个开始。但整个团队真正需要的是对流程如何运作以及如何划分责任的共同理解。

远程员工需要清楚地了解工作流程。创建这样的流程有助于标准化工作的完成方式、必须采取的步骤、谁进行审批以及项目何时最终完成。如果没有大纲可循，远程员工可能会遇到不必要的挫败感。

使用Lucidchart，经理可以使用高级图表快速概述工作流程，以确保每个人都了解其组织的程序。Lucidchart可以轻松地为每个人提供对团队流程的访问权限。当您的远程员工完成任务或更新其工作时，他们可以将其导出或发布实时链接，从而使团队中的每个人都了解情况并始终实时了解项目的当前状态。

根据您的工作性质或公司生产的商品或服务的类型，实时感知可以减少重复工作。它还可以确保团队成员仅引用正在集体处理的任何项目的最新版本。

您可以创建的图表甚至可能有助于培训新的团队成员，或者在与远程员工一起完成绩效评估时用作参考点。

11. 定期与每位员工交谈

远程会议不仅限于小组：在管理远程团队时，您应该安排时间与每个团队成员每周至少进行一次一对一的交谈>

不仅仅是关于工作。即使在谈话的前几分钟了解他们生活中发生的事情，也可以帮助建立更深层次的联系并为团队打开沟通渠道。

12. 突出团队成就

远程工作时，祝贺团队成员出色完成工作并向他们展示他们的工作如何对公司整体产生影响的机会较少。这种认可对于员工满意度至关重要。从远程团队会议中抽出时间来承认最近的成就和胜利。

使用奈伍视频会议使远程会议变得更好

技术和明确定义的目标的结合可以大大有助于保持远程员工的高效、结果。无论您是寻求使虚拟团队会议更具活力的想法，还是需要一种更简单的方法来概述组织的工作流程，奈伍都有实现您最崇高目标所需的工具和资源。