远程会议（也称为虚拟会议）：分散在不同地区的同事/客户使用视频和音频进行在线连接。此类会议由具有远程或混合团队的组织使用。远程会议还可用于与位于不同城市、或大陆的客户或业务合作伙伴联系。

常见的远程会议工具包括：

l 视频会议软件

l 视频会议硬件

l 监视器/显示

l 电脑或笔记本电脑

让我们深入了解进行富有成效的远程会议的步骤。

远程会议是如何进行的？

会前

1. 选择远程会议软件。

有多种远程会议软件选项可供选择，包括免费和付费。腾讯会议、Zoom 等远程会议软件提供商可以轻松设置会议，以便远程与会者可以参与。研究并比较您的选项，看看哪些最适合您和您的远程团队成员。

2. 使用远程会议工具。

除了会议软件，您还需要考虑所需的视音频技术。您的视频会议硬件可以成就或破坏您的会议体验。音频或视频连接不良可能会破坏富有成效的会议。对于多合一的解决方案，请尝试 会议一体机NexPod .它的4k摄像机、360°麦克风和扬声器可帮助远程团队成员感觉他们正在亲自参加会议。

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3. 邀请远程会议与会者。

解决会议的技术问题后，就该安排会议了。会议应始终少于一小时（除非是安排的工作时间或办公时间），如果您正在主持会议，则应始终尝试提前结束。一些有很多会议的公司甚至尝试了“周五无会议”，即一周中的某一天，没有人安排任何会议。会议打破了工作循环，导致团队成员每次参加会议和从会议回来时都必须重新集中注意力。体谅别人的时间，尽量慎重安排。

在选择会议时间之前，请考虑团队成员所在的位置。当会议与会者分布在多个时区时，请检查其工作安排是否有重叠的时间。

4. 编写和分发会议议程。

会议议程准确概述了会议将涵盖的内容，并且通常为每个主题或会议点分配特定的时间。一个人会谈论一个特定的话题吗？是否有足够的时间进行讨论和提问？会议议程将回答这样的问题。此外，它还允许与会者为会议做准备，让他们感到舒适并准备好参与。

5. 分配远程会议主持人。

会议主持人的作用是确保会议顺利进行，每个人都有机会参加。远程和现场工作人员面临的最大会议挑战之一是被打断或谈论。会议主持人指导对话并使事情按计划进行。他们将密切关注远程会议参与者，确保 AV 设置正常工作，并将所有远程会议参与者包括在对话中。

会议期间

6.留出时间追赶。

在会议开始时，给参与者一些时间相互交流。对于远程工作人员来说，保持可见并与在不同地点工作的同事保持联系是一项挑战。让每个人都有时间介绍自己并追赶将有助于他们与同事建立更牢固的联系。

7. 遵守远程会议礼仪。

为了使远程会议顺利进行，需要遵循一些准则。会议礼仪的第一条规则是准时到达会议。避免分心，例如在会议期间回复电子邮件。多任务处理会将您的注意力从会议上移开，您的打字也会分散同事的注意力。会议礼仪可确保远程会议保持正常进行，以便在分配的时间内涵盖所有议程项目。

会后

8. 创建会议摘要。

远程会议结束后，跟进会议期间讨论的行动项目和可交付成果的特定列表。将摘要发送给所有与会者，以便每个人都知道后续步骤是什么以及谁负责每个可交付结果。

9. 发送会议录音。

如果有人由于日程安排或时区冲突而无法参加，请向他们发送会议录制文件。他们将能够赶上他们错过的事情，并确保他们清楚会议的结果和行动项目。

远程会议的类型

以下是五种不同类型的远程团队或混合团队会议，以及如何在规划时包容远程团队成员。

1. 每日或每周站立会议

进球时长：15-30分钟

每日或每周站立会议是远程团队签到并确保每个人都有能力及时到达那里的快速方法。通常，站立会议允许每个团队成员 2-5 分钟讨论他们昨天或前一周的工作以及他们今天或那一周的工作。他们可以提及任何阻碍他们的事情或他们可能需要团队提供的任何东西，并帮助经理了解每个人在做什么。站立会议对于远程或混合团队特别有用，因为不是每个人都在办公室里，随意讨论当前的项目。它们也是促进团队建设的好方法，每天或每周至少与每个人面对面一次。尽量使这些会议简洁明了，不要太详细。

2. 月度或季度进度团队会议

进球时间： 45 - 60 分钟

每月或每季度进度会议是检查计划、销售或团队的任何目标的一种方式。对于这些会议，请提前制定议程。给每个利益相关者 5-10 分钟的时间向团队更新目标、障碍、成功和失败的进度。在会议结束时至少留出 15 分钟的时间提问并确认下一时期的目标和举措。

3. 虚拟头脑风暴会议

进球时长：15-30分钟

虚拟头脑风暴旨在从团队那里收集有关给定项目或目标的快速想法，并且应有意保持在三十分钟以内。头脑风暴会议就像金鱼一样，它们会填满你给他们的时间。鼓励任何和所有的想法，并将它们写在白板上（允许远程队友在家中查看黑板上的内容。您还可以在共享的在线文档中做笔记，并在屏幕上为房间中的人员做项目。

4. 跨团队协作会议

进球时长：30-45分钟

跨团队协作会议适用于两个或多个团队同步项目或共同目标。这方面的一些例子可能是产品和营销团队在产品发布上保持一致，销售和营销团队相互更新进度/目标，或者人力资源和文化共同制定新的领导力计划。这些会议应该提前准备好发送给团队的谈话要点和议程，并应为每个团队留出充足的时间提问。如果会议是定期的（例如每月的销售和营销会议），并且感觉像是销售演示，然后是营销演示，然后是静音，请尝试混合格式。确保两个团队有理由见面并有时间进行协作，而不仅仅是以单向方式共享成就或更新。